Unterauftragsverarbeiter
Stand: 27. Oktober 2026
Die Anbieter für TrueDue und die Voraussetzungen, unter denen sie Daten verarbeiten. Die App-KI für Kundenkorrespondenz ist für eine Organisation eingeschaltet, bis deren Administration sie in den Einstellungen abschaltet; abgeschaltet werden Antworten ausschließlich nach eingebauten Regeln eingeordnet und Entwürfe aus Vorlagen erstellt. Auch eingeschaltet greifen die eingebauten Regeln zuerst. Antworten von Privatpersonen und von Schuldnern mit unbestätigter Kundenart werden auch bei aktivierter App-KI nicht an ein KI-Modell übermittelt. Website-Support und verbundene Postfächer sind getrennte Dienste.
Diese Dokumente werden in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Bei Abweichungen ist die deutsche Fassung maßgeblich. Zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.
Anbieter und Aktivierungsvoraussetzungen
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Hinweise |
|---|---|---|
| netcup GmbH | Server-Hosting der Anwendung und ihrer Datenbank | Unternehmenssitz Karlsruhe; primäre Anwendungsdatenbank und Server in Nürnberg, Deutschland. |
| Cloudflare | Verbindung zwischen Website und Servern (Cloudflare Tunnel), Schutz vor Angriffen | Cloudflare, Inc., USA; Netzwerkverbindung und Sicherheitsfunktionen. Verarbeitung im weltweiten Netzwerk; Datenschutzvereinbarung mit Standardvertragsklauseln für erforderliche Drittlandübermittlungen. |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Versand von Anmeldelinks per E-Mail | USA; Systemmails. Die Datenschutzvereinbarung des Anbieters umfasst Standardvertragsklauseln; Versandregion und weitere Verarbeitung sind zu unterscheiden. |
| OpenAI | Website-Support gemäß eingerichteter Supportkonfiguration | Nur für den getrennten Website-Support über das zentrale Neithra-System, soweit die eingerichtete Supportkonfiguration OpenAI verwendet; keine Verarbeitung eingehender Kundenkorrespondenz oder Erstellung von Zahlungserinnerungen durch OpenAI im aktuellen App-Pfad. Antworten von Privatpersonen und anderen Schuldnern werden auf diesem Weg nicht an ein KI-Modell übermittelt. OpenAI Ireland Ltd./OpenAI-Gesellschaften. Verarbeitet werden öffentliche Produktfragen und vom Nutzer eingegebene Supporttexte; Forderungsdaten werden nicht automatisch beigefügt. Aktivierung und Einwilligung richten sich nach dem Hinweis im Support-Dialog. Drittlandverarbeitung insbesondere USA unter den anwendbaren Datenschutzvereinbarungen. Die Einzelheiten zum getrennten Supportzweck stehen im Eintrag „Anthropic / OpenAI“. |
| Google (Gemini Developer API) | Optionale Einordnung ungeklärter Geschäftskundenantworten | Nur für nach festen Regeln ungeklärte Antworten sicher zugeordneter Geschäftskunden, wenn die Organisation eingewilligt hat und die optionale App-KI eingeschaltet ist. Erforderlich sind ein gültiger nachweislich bezahlter Vertrag, eine vollständige Anbieter- und geprüfte Preiskonfiguration sowie ausreichendes Budget innerhalb der bestehenden Grenzen. Ausgewählte Antworttexte werden vor der Übermittlung pseudonymisiert und über die kostenpflichtige Gemini Developer API verarbeitet. Eine Modell-Einordnung zählt nur mit geprüftem Beleg im Original; nicht belegte oder weiter ungeklärte Fälle gehen mit Original und Grund zur menschlichen Prüfung. Zahlungserinnerungen entstehen aus geprüften Vorlagen, nicht aus Modelltext. Google verwendet bezahlte Prompts und Antworten nicht zur Produktverbesserung; begrenzte Protokollierung zur Missbrauchsabwehr und für gesetzlich erforderliche Offenlegungen bleibt möglich. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR ist möglich. Antworten von Privatpersonen und von Schuldnern mit unbestätigter Kundenart sind ausgenommen und werden nie an das Modell übermittelt. Die Postfachanbindung über Google Workspace und der Website-Support sind davon getrennt. |
| Microsoft | Anbindung des Postfachs für den Forderungseinzug (Microsoft 365) | Nur soweit ein Microsoft-365-Postfach verbunden ist |
| Google (Google Ireland Ltd / Google LLC) | Anbindung des Postfachs für den Forderungseinzug (Google Workspace, Gmail-API) | Nur soweit ein Google-Workspace-Postfach verbunden ist |
| Anthropic / OpenAI (Website-Support) | Beantwortung von Fragen im Support-Assistenten über das zentrale Supportsystem des Anbieters | Öffentliche Produktfragen und vom Nutzer eingegebene Supporttexte; zentrale Neithra-Verarbeitung, keine automatische Beigabe von Forderungsdaten. Die Website-Supportkonfiguration verwendet Anthropic für Antworten und OpenAI als technische Rückfallebene. Die KI-Zustimmung umfasst beide Empfänger. Ohne Zustimmung antwortet die Produkthilfe. Drittlandverarbeitung insbesondere USA nach den anwendbaren Anbieter-Datenschutzvereinbarungen. Ein pseudonymer Gesprächsstand wird zentral für Folgefragen und die Supportübergabe gespeichert. Fälle ohne Aktivität seit 30 Tagen werden im regelmäßigen Betrieb bereinigt. Separat versendete Kontaktmails unterliegen eigenen Aufbewahrungsfristen. |
Per IMAP/SMTP angebundene Postfächer
Bindet ein Kunde das Postfach eines anderen E-Mail-Anbieters per IMAP/SMTP an (etwa IONOS, Strato, all-inkl oder einen eigenen Exchange Server), ist dieser Anbieter kein Unterauftragsverarbeiter von TrueDue. Er ist Auftragnehmer des Kunden aufgrund dessen eigenen Vertrags; TrueDue greift lediglich auf Weisung des Kunden mit den von ihm bereitgestellten Zugangsdaten auf das Postfach zu.
Änderungen dieser Liste
Ergänzungen und Ersetzungen kündigen wir mindestens 30 Tage vor dem geplanten Einsatz in Textform an. Sie können innerhalb dieser Frist aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen. Verfahren, Alternativen und gegebenenfalls die Beendigung des betroffenen Leistungsteils richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).