Die Anbindung

Das sind die Spalten, die wir lesen. Alle.

TrueDue nimmt einen CSV- oder Excel-Export Ihrer offenen Posten und erkennt selbst, welche Spalte welche ist. Das hier ist der vollständige Wortschatz, gegen den abgeglichen wird — erzeugt aus genau dem Code, der den Abgleich macht, damit er nicht von der Wirklichkeit abweichen kann.

So geschrieben, wie diese Systeme es schreiben

Die Bezeichnungen unten stammen aus echten Exporten aus DATEV, SAP (FBL5N), Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Sage, Lexware und Xero, auf Deutsch und Englisch. Ihr Export muss nicht exakt übereinstimmen — der Abgleich ist gewichtet, nicht wörtlich, und Sie bestätigen das Ergebnis, bevor irgendetwas importiert wird.

Erforderlich

Ohne diese vier lässt sich eine Datei nicht abgleichen — dann sagt TrueDue das, statt zu raten.

Rechnungsnummer

34 erkannte Bezeichnungen

beleg
beleg nr
beleg-nr
belegfeld 1
belegnr
belegnummer
bill no
bill number
doc no
doc number
document no
document nr
document number
dokumentnummer
inv no
invoice
invoice #
invoice no
invoice num
invoice number
invoice ref
num
our ref
re-nr
rechnung
rechnung nr
rechnungs-nr
rechnungsnr
rechnungsnummer
rechnungsnummer extern
ref
reference
referenz
voucher no

Kundenname

35 erkannte Bezeichnungen

account name
beschriftung
bill to
bill to name
company
company name
customer
customer full name
customer name
debitor
debitor name
debitorenname
debitorname
debtor
debtor name
empfaenger
empfänger
firma
firmenbezeichnung
firmenname
kontakt
kontenbeschriftung
kontobeschriftung
kontobezeichnung
kunde
kunden name
kundenbezeichnung
kundenname
kundenname firma
name
name 1
rechnungsempfaenger
rechnungsempfänger
sold to
sold to name

Fälligkeitsdatum

27 erkannte Bezeichnungen

date due
due
due date
due on
duedate
faellig
faellig am
faellig zum
faelligkeit
faelligkeitsdatum
fällig
fällig am
fällig zum
fälligkeit
fälligkeitsdatum
fälligkeitstermin
maturity
maturity date
net due
net due date
netto fällig
nettofaelligkeit
nettofälligkeit
valuta
valutadatum
zahlbar bis
zahlungsfrist bis

Offener Betrag

36 erkannte Bezeichnungen

amount
amount due
amount open
amount remaining
amountdue
balance
balance due
betrag
betrag offen
due amount
invoice amount due
noch offen
offen
offen brutto
offene posten
offener betrag
offener betrag brutto
offener posten
offener saldo
op betrag
op-betrag
op-saldo
open
open amount
open balance
outstanding
outstanding amount
remaining
remaining amount
restbetrag
restforderung
restsaldo
saldo
summe
unpaid amount
zahlbetrag offen

Erkannt, aber nicht erforderlich

Wenn Ihr Export diese Felder mitbringt, nutzt TrueDue sie. Wenn nicht, geht nichts kaputt.

Debitorennummer

32 erkannte Bezeichnungen

a/c
account
account code
account no
account number
acct
customer account
customer code
customer id
customer no
customer number
debitor nr
debitorenkonto
debitorennr
debitorennummer
debitornr
debitornummer
debtor number
kd nr
kdnr
kontakt nr
kontaktnummer
konto
konto nr
kontonr
kontonummer
kto nr
ktonr
kunden nr
kundenkonto
kundennr
kundennummer

Rechnungsdatum

18 erkannte Bezeichnungen

beleg datum
belegdatum
bill date
buchungsdatum
date
date of invoice
datum
document date
dokumentdatum
erfassungsdatum
invoice date
issue
issue date
issued
posting date
rechnung datum
rechnungsdatum
transaction date

Währung

16 erkannte Bezeichnungen

belegwaehrung
belegwährung
cur
curr
currency
currency code
document currency
hauswaehrung
hauswährung
local currency
transaction currency
waehrung
waehrungscode
währung
währungscode
whg

Rechnungsbetrag

25 erkannte Bezeichnungen

amount
betrag
betrag (brutto)
betrag brutto
brutto
brutto betrag
bruttobetrag
bruttosumme
gesamt brutto
gesamtbetrag
gross
gross amount
invoice amount
invoice total
invoiced amount
original
original amount
originalbetrag
originalwert
rechnungsbetrag
rechnungsbetrag brutto
rechnungssumme
summe
total
total amount

Status in Ihrem System

6 erkannte Bezeichnungen

belegstatus
invoice status
payment status
status
zahlstatus
zahlungsstatus

Ihre Referenz

18 erkannte Bezeichnungen

external id
externe id
guid
id
internal id
interne id
lfd nr
line id
record id
ref
reference
referenz
source id
trans no
transaction id
transaction no
transaktionsnummer
uuid

Ansprechpartner

5 erkannte Bezeichnungen

ansprechpartner
contact
contact name
contact person
kontaktperson

E-Mail des Ansprechpartners

7 erkannte Bezeichnungen

contact email
e-mail
e-mail-adresse
email
email address
mail
mailadresse

Kundenart (Unternehmen oder Privatperson)

17 erkannte Bezeichnungen

b2b b2c
b2b/b2c
b2c/b2b
client type
customer category
customer type
debitorart
debitorenart
geschäftskunde/privatkunde
gewerblich/privat
kundenart
kundenkategorie
kundentyp
personenart
privat oder gewerblich
privat/gewerblich
privatkunde/geschäftskunde

Land des Kunden

18 erkannte Bezeichnungen

billing country
country
country code
country/region
customer country
iso country
kundenland
laendercode
laenderkennzeichen
laenderkuerzel
land
ländercode
länderkennzeichen
länderkürzel
lkz
nation
rechnungsland
staat

Mit der Vorlage beginnen

Eine Datei mit allen oben genannten Spalten und drei frei erfundenen Beispielzeilen. Füllen Sie sie aus jedem System, das eine Tabelle exportieren kann – oder prüfen Sie damit, ob Ihr Export alles Nötige enthält.

Vorlage herunterladen (CSV)Vorlage herunterladen (Excel)Kontakte-Vorlage (CSV)

Die Beispielfirmen und -adressen sind erfunden. Löschen Sie diese Zeilen vor dem Import.

Postfach anbinden

TrueDue versendet aus einem eigens dafür bestimmten Mahnwesen-Postfach Ihres Unternehmens und liest die Antworten, die dort ankommen. Heute verfügbar ist die Anbindung per IMAP/SMTP; die Direktanbindung für Microsoft 365 und Google Workspace richten wir auf Anfrage ein.

Microsoft 365

Outlook · Exchange Online – Direktanbindung auf Anfrage

Was Ihre IT tun muss

Sobald wir die Anbindung für Sie eingerichtet haben: Eine Administratorin oder ein Administrator erteilt einmalig die Administratorzustimmung für zwei Microsoft-Graph-Anwendungsberechtigungen. Es wird kein Passwort übergeben.
Empfohlen: eine Exchange-Anwendungszugriffsrichtlinie, die diese Berechtigungen auf das Mahnwesen-Postfach beschränkt. Ohne sie gelten sie bei Microsoft mandantenweit.

Anwendungsberechtigungen

Mail.Send
Mail.ReadWrite

Auf Anfrage: Bitte sprechen Sie uns vor der Bestellung an. Exchange Online nimmt IMAP/SMTP mit Passwort nicht an; ein Microsoft-365-Postfach lässt sich deshalb heute nicht auf dem anderen Weg verbinden.

Google Workspace

Gmail – Direktanbindung auf Anfrage

Was Ihre IT tun muss

Schon heute möglich: das Postfach per IMAP/SMTP mit App-Passwort verbinden, sofern Ihre Workspace-Administration das zulässt (siehe „Jeder andere Anbieter“).
Direktanbindung, sobald wir sie für Sie eingerichtet haben: Eine Workspace-Superadministration gibt die Client-ID von TrueDue (wird in TrueDue angezeigt) einmalig frei unter Sicherheit → Zugriffs- und Datenkontrolle → API-Steuerung → Domainweite Delegierung. Es wird kein Passwort übergeben.

Genau diese zwei Bereiche

https://www.googleapis.com/auth/gmail.send
https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify

Google bietet keine Möglichkeit, die domainweite Delegierung auf ein Postfach zu beschränken; technisch erfasst die Freigabe innerhalb dieser beiden Bereiche Ihre gesamte Domain. TrueDue verwendet die für Ihre Organisation hinterlegten Google-Postfächer und wählt je Vorgang die zugehörige Adresse. Je nach Tarif sind mehrere Postfächer möglich; diese Auswahl begrenzt nicht Googles technisch domainweite Berechtigung. Wer den Eintrag mit der Client-ID löscht, widerruft die Freigabe.

Jeder andere Anbieter (IMAP/SMTP)

Heute verfügbar – IONOS, Strato, all-inkl, Hetzner, mailbox.org, eigener Exchange Server …

Was Ihre IT tun muss

IMAP- und SMTP-Server samt Port aus der Dokumentation Ihres Anbieters. TLS ist Pflicht; unverschlüsselte Verbindungen werden abgelehnt.
Den Benutzernamen des Postfachs und am besten ein App-Passwort statt des Postfach-Passworts. Es wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
Um den Zugriff zu entziehen, löschen oder ändern Sie dieses App-Passwort bei Ihrem Anbieter.

In jedem Fall sehen Ihre Kunden Ihre Adresse, und Antworten landen in Ihrem Postfach. Bei Google Workspace und IMAP/SMTP wird das Postfach in regelmäßigen Abständen auf neue Antworten geprüft.

Was es nicht tut

Es rät kein Jahr. Ein DATEV-Datum mit Tag und Monat, aber ohne Jahr wird abgelehnt und nicht unter einem angenommenen Jahr abgelegt.
Es rekonstruiert keine Zahl, die Excel in wissenschaftliche Notation verwandelt hat. Das würde eine selbstbewusste, falsche Rechnungsnummer erfinden, die dann auf einer Erinnerung steht.
Es addiert keine zwei Zeilen, die nach derselben Rechnung aussehen. Sie zu addieren hieße, eine Zahl zu erfinden — das Einzige, was ein Import niemals tun darf.
Es akzeptiert keinen Status, den es nicht kennt. Ein Status ist entweder einer, den wir kuratiert haben, oder er ist unbekannt; eine dritte, geratene Möglichkeit gibt es nicht.
Es ändert die Währung einer bestehenden Rechnung nicht stillschweigend.

Zeilen, die es nicht lesen kann, werden ausgesondert und Ihnen gezeigt — nie angewandt. Eine Datei, bei der mehr als die Hälfte der Zeilen fehlerhaft ist, wird ganz abgelehnt.

Probieren Sie es mit Ihrer eigenen Datei

Sehen Sie sich die Produktansichten an und besprechen Sie mit uns, wie Ihr Export eingelesen wird.

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