Zahlungserinnerungen automatisieren – ohne die Kontrolle abzugeben

• Erinnern: Zahlungserinnerungen gehen aus Ihrem eigenen Postfach und in Ihrem Namen raus. Alle Beträge kommen aus Ihrer Buchhaltung.
• Antworten lesen: Antworten werden auf Zahlungszusagen, Einwände und Rückfragen geprüft. Eine klare Zahlungszusage pausiert die betroffenen Erinnerungen.
• Ausnahmen zeigen: Einwände, unklare Zuordnungen und fehlende Angaben landen mit der Originalnachricht und einem Grund bei Ihrem Team.

Mahnwesen heißt hier: Zahlungserinnerungen per E-Mail und der Umgang mit den Antworten darauf. TrueDue ist kein Inkassodienst und leitet kein gerichtliches Mahnverfahren ein – über förmliche Schritte entscheidet Ihr Team.

Sie schreiben Ihre Erinnerungen lieber erst einmal selbst? Hier finden Sie Vorlagen für die Zahlungserinnerung per E-Mail.

Ihr Team lädt den vorhandenen CSV- oder Excel-Export der offenen Posten hoch. TrueDue bereitet die Erinnerung für den Versand aus Ihrem eigenen Postfach vor. Im Prüfmodus geben Sie jede Nachricht vor dem Versand frei.

Eine klare Zahlungszusage pausiert die betroffenen Erinnerungen. Ein Einwand oder eine unklare Zuordnung geht mit der Originalnachricht an Ihr Team. So prüfen Sie am selben Vorgang sowohl die vorbereitete Erinnerung als auch den nächsten Schritt nach der Antwort.

Wenn Sie nur gelegentlich einer einzelnen Rechnung nachgehen, reichen die Vorlagen für Zahlungserinnerungen möglicherweise aus. Wenn Ihr Team regelmäßig viele Antworten zu offenen Rechnungen bearbeitet, vergleichen Sie den Ablauf mit Ihrem heutigen Arbeitsaufwand.

Sie laden den Export hoch, den Sie ohnehin erzeugen – CSV oder Excel, zum Beispiel aus SAP, Microsoft Dynamics, Sage, NetSuite, Xero oder QuickBooks Online. Die Spalten werden automatisch zugeordnet.

1. Prüfmodus: Jede Nachricht braucht Ihre Freigabe, bevor sie rausgeht. Damit starten Sie.
2. Autopilot für Routine: Wenn Sie wollen, laufen Routine-Erinnerungen automatisch.
3. Autopilot im Rahmen Ihrer Regeln: Versand innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen.

Vor jedem Versand laufen fünfzehn Prüfungen.

Auf der Startseite steht ein Rechner: Sie geben Anzahl der Erinnerungen, Minuten pro Erinnerung und Stundensatz ein und sehen, ab wann sich der Monatspreis deckt. Er rechnet mit Arbeitszeit – nicht mit garantierten Zahlungseingängen.