Zahlungserinnerung per E-Mail: 8 Vorlagen, Zeitplan und was Sie auf Antworten schreiben

Im Alltag ist die Zahlungserinnerung die freundliche erste Nachricht und die Mahnung die deutlichere spätere. Das Gesetz kennt diese Abstufung nicht. Eine Mahnung im Sinne von § 286 Abs. 1 BGB ist jede eindeutige Aufforderung zur Zahlung, die nach Fälligkeit beim Kunden ankommt. Auch eine höflich formulierte Zahlungserinnerung kann also schon eine Mahnung sein.

Daraus folgt dreierlei:

• Drei Mahnstufen sind keine Pflicht. Sie sind eine kaufmännische Gewohnheit.
• Eine Mahnung braucht keine besondere Form. Eine E-Mail genügt, eine „Mahnung per E-Mail“ ist also möglich.
• Den Zugang müssen im Streitfall Sie beweisen. Bewahren Sie Versand und Antworten deshalb auf.

Wann ist der Kunde im Verzug? Nach § 286 BGB gilt:

• Grundregel: Mit einer Mahnung nach Fälligkeit.
• Ohne Mahnung, sobald der Termin verstreicht: Wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender vertraglich vereinbart ist (Abs. 2).
• Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (Abs. 3): Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Wie hoch sind die Verzugszinsen? Nach § 288 BGB:

• Geschäfte mit Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Abs. 1).
• Geschäfte ohne Verbraucher (zwischen Unternehmen): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Entgeltforderungen (Abs. 2).

Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Er ändert sich jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli (§ 247 BGB).

Die 40-Euro-Pauschale: Ist ein Kunde, der kein Verbraucher ist, mit einer Entgeltforderung im Verzug, steht Ihnen zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Gegenüber Verbrauchern gibt es diese Pauschale nicht. Die Regeln beruhen auf der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU.

Kurzer Hinweis: Das ist eine allgemeine Information (Stand: 20. Oktober 2026), keine Rechtsberatung. Fordern Sie Zinsen und Pauschale in der E-Mail nur, wenn die Voraussetzungen wirklich vorliegen.

Zählen Sie Kalendertage ab Fälligkeit. Passen Sie die Abstände an Ihre Zahlungsziele an, behalten Sie aber die Reihenfolge bei.

Welcher Kunde in welcher Stufe steht, zeigt Ihnen die Fälligkeitsstruktur Ihrer offenen Posten.

Zwei Regeln gelten immer:

• Eine Nachricht pro Kunde. Fünf offene Rechnungen gehören in eine E-Mail (Vorlage 8).
• Eine Antwort stoppt die Abfolge für diese Rechnung, bis jemand sie gelesen hat.

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und offener Betrag, aus der Buchhaltung übernommen und nicht abgetippt.
• Eine klare Bitte: zahlen, einen Zahlungstermin nennen oder sagen, was nicht stimmt.
• Das Angebot, die Rechnung erneut zu schicken.
• Eine Antwortadresse, die ein Mensch liest. Kein „no-reply“.
• Ihr Name und Ihre direkte Durchwahl.

Platzhalter stehen in eckigen Klammern. Kopieren Sie den Text, übernehmen Sie die Beträge exakt und streichen Sie, was nicht passt.

Vorlage 1: Vorab-Hinweis (5 Tage vor Fälligkeit)

Betreff: Rechnung [Nr.] fällig am [Datum] – fehlt Ihnen noch etwas?

Guten Tag [Frau/Herr Name],

kurz zur Information: Rechnung [Nr.] über [Betrag] wird am [Datum] fällig.

Benötigen Sie für die Freigabe noch eine Bestellnummer, eine andere Rechnungsadresse oder eine Kopie der Rechnung? Dann antworten Sie einfach auf diese E-Mail, ich kümmere mich noch heute darum.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Firma] | [Telefon]

Vorlage 2: Hinweis am Fälligkeitstag

Betreff: Rechnung [Nr.] ist heute fällig

Guten Tag [Frau/Herr Name],

Rechnung [Nr.] über [Betrag] ist heute, am [Datum], fällig. Falls die Zahlung bereits veranlasst ist, vielen Dank – dann betrachten Sie diese Nachricht bitte als erledigt.

Sollte etwas die Zahlung aufhalten, geben Sie mir gern kurz Bescheid.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Vorlage 3: Zahlungserinnerung (Fälligkeit + 3 Tage)

Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung [Nr.] über [Betrag]

Guten Tag [Frau/Herr Name],

nach unseren Unterlagen ist Rechnung [Nr.] über [Betrag], fällig am [Datum], noch offen. Vielleicht hat sich das mit Ihrer Zahlung überschnitten – dann vielen Dank, und betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos.

Andernfalls bitte ich Sie um Ausgleich des Betrags oder um eine kurze Nachricht, wann wir mit der Zahlung rechnen können. Eine Kopie der Rechnung finden Sie im Anhang.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Vorlage 4: Nachfrage (Fälligkeit + 7 Tage)

Betreff: Rechnung [Nr.] seit 7 Tagen offen – gibt es ein Problem?

Guten Tag [Frau/Herr Name],

Rechnung [Nr.] über [Betrag] ist seit dem [Datum] fällig und weiterhin offen.

Gibt es etwas, das die Zahlung blockiert – eine fehlende Bestellnummer, eine ausstehende Freigabe, einen Fehler in der Rechnung? Sagen Sie mir, was es ist, dann kläre ich es umgehend.

Ansonsten bitte ich Sie um einen konkreten Zahlungstermin.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Vorlage 5: Mahnung mit Frist (Fälligkeit + 14 Tage)

Betreff: Mahnung: Rechnung [Nr.] über [Betrag] – Zahlung bis [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Name],

Rechnung [Nr.] über [Betrag], fällig am [Datum], ist trotz unserer Erinnerung vom [Datum] noch nicht beglichen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum + 7 Tage] oder teilen Sie mir bis dahin mit, wann die Zahlung erfolgt.

Ist die Rechnung aus Ihrer Sicht nicht korrekt, schreiben Sie mir bitte, was nicht stimmt – wir prüfen das sofort.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Vorlage 6: Zweiter Ansprechpartner (Fälligkeit + 30 Tage)

Betreff: Rechnung [Nr.] seit 30 Tagen offen – Bitte um Unterstützung

Guten Tag [Frau/Herr Name],

ich wende mich an Sie, weil Rechnung [Nr.] über [Betrag], fällig am [Datum], seit 30 Tagen offen ist und meine Nachrichten an [Name erster Ansprechpartner] seit dem [Datum] unbeantwortet geblieben sind.

Könnten Sie mir sagen, wer bei Ihnen für die Zahlung zuständig ist, oder mir einen Zahlungstermin nennen? Die Rechnung liegt bei.

Vielen Dank für Ihre Hilfe
[Ihr Name]
[Firma] | [Telefon]

Vorlage 7: Letzte Mahnung (Fälligkeit + 45 Tage oder nach Ihren Regeln)

Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung [Nr.] über [Betrag] – Frist bis [Datum]

Guten Tag [Frau/Herr Name],

Rechnung [Nr.] über [Betrag], fällig am [Datum], ist trotz unserer Schreiben vom [Daten] weiterhin offen.

Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum]. Geht bis dahin keine Zahlung ein und hören wir nichts von Ihnen, werden wir [den Schritt, den Sie wirklich gehen – z. B. weitere Lieferungen zurückstellen / die Forderung an unser Inkasso übergeben].

[Nur wenn die Voraussetzungen vorliegen und der Kunde ein Unternehmen ist:] Wir weisen darauf hin, dass Sie sich im Zahlungsverzug befinden und wir Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB sowie die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB geltend machen können.

Haben Sie gerade Schwierigkeiten, vereinbare ich lieber jetzt eine Ratenzahlung mit Ihnen. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Nennen Sie nur Schritte, die Sie wirklich gehen. Eine leere Drohung kostet Glaubwürdigkeit bei genau den Kunden, die Sie behalten wollen.

Vorlage 8: Eine E-Mail für mehrere offene Rechnungen

Betreff: [Anzahl] offene Rechnungen – Übersicht für [Kundenfirma]

Guten Tag [Frau/Herr Name],

zur einfacheren Abstimmung hier alle Rechnungen, die auf Ihrem Konto aktuell offen sind:

Rechnung    Datum       Fällig      Offen
[Nr.]       [Datum]     [Datum]     [Betrag]
[Nr.]       [Datum]     [Datum]     [Betrag]
[Nr.]       [Datum]     [Datum]     [Betrag]
Summe offen: [Gesamtbetrag]

Bitte gleichen Sie diese mit Ihren Unterlagen ab und nennen Sie mir einen Zahlungstermin. Ist eine Rechnung strittig oder bereits bezahlt, sagen Sie mir einfach, welche – ich prüfe das.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Addieren Sie niemals Beträge in verschiedenen Währungen. Nennen Sie je Währung eine eigene Summe.

• Rechnungsnummer nach vorn. Die Kreditorenbuchhaltung sucht im Postfach nach Nummern.
• Ab der Überfälligkeit auch den Betrag nennen. Das hilft beim Priorisieren.
• Sachlich statt dringlich. „Rechnung 1042 seit 14 Tagen offen“ wirkt; „DRINGEND!!!“ landet im Spam.
• Langsam steigern: „fällig am“ → „Zahlungserinnerung“ → „Mahnung“ → „Letzte Mahnung“.
• Eine Frage stellen, wenn Sie eine Antwort brauchen: „Gibt es ein Problem?“ bekommt mehr Antworten.
• Unter etwa 60 Zeichen bleiben, damit auf dem Handy Nummer und Stufe sichtbar sind.
• Nach einer Antwort im selben Verlauf weiterschreiben, damit die Vorgeschichte zusammenbleibt.

Eine Erinnerung, auf die jemand antwortet, hat ihren Zweck erfüllt. Jetzt kommt es darauf an, dass Ihre nächste Nachricht diese Antwort berücksichtigt.

Zahlungszusage: „Wir zahlen am Freitag“

Notieren Sie Datum und Betrag, pausieren Sie die Erinnerungen für diese Rechnung bis zum zugesagten Termin und prüfen Sie den Eingang mit dem nächsten Export aus Ihrer Buchhaltung.

Betreff: AW: Rechnung [Nr.]

Vielen Dank, [Frau/Herr Name] – ich habe die Zahlung von [Betrag] zum [Datum] notiert. Bis dahin erhalten Sie zu dieser Rechnung keine weitere Erinnerung.

Einwand: „Die Rechnung stimmt nicht“

Stoppen Sie die Erinnerungen für die strittige Rechnung und geben Sie den Fall an die Person, die ihn klären kann. Unstrittige Rechnungen desselben Kunden laufen weiter. Diskutieren Sie nicht im Erinnerungsverlauf.

Betreff: AW: Rechnung [Nr.]

Vielen Dank für Ihren Hinweis, [Frau/Herr Name]. Ich habe die Erinnerungen zu Rechnung [Nr.] angehalten und Ihre Anmerkungen an [Name/Funktion] weitergegeben, die/der sich bis zum [Datum] bei Ihnen meldet. Ihre übrigen offenen Rechnungen sind davon nicht betroffen.

Falscher Ansprechpartner: „Dafür bin ich nicht zuständig“

Ändern Sie den Kontakt in Ihren Unterlagen. Die nächste Erinnerung geht nicht mehr an die alte Adresse.

Betreff: AW: Rechnung [Nr.]

Vielen Dank, [Frau/Herr Name]. Können Sie mir sagen, wer bei [Kundenfirma] Lieferantenzahlungen bearbeitet, oder diese E-Mail weiterleiten? Ich passe unsere Daten an, damit Sie keine weiteren Erinnerungen erhalten.

„Haben wir schon bezahlt“

Bedanken Sie sich und fragen Sie nach Zahlungsdatum und Verwendungszweck. Erinnern Sie in der Zwischenzeit nicht erneut. Schließen Sie die Rechnung erst, wenn die Zahlung in Ihren eigenen Büchern steht.

Betreff: AW: Rechnung [Nr.]

Vielen Dank, [Frau/Herr Name]. Würden Sie mir Zahlungsdatum und Verwendungszweck nennen? Ich ordne die Zahlung bei uns zu und bestätige Ihnen das. Bis dahin erhalten Sie zu dieser Rechnung keine Erinnerung.

Abwesenheitsnotiz

Lesen Sie das Rückkehrdatum. Ist es nah, warten Sie. Ist eine Vertretung genannt, schreiben Sie dieser.

Betreff: Rechnung [Nr.] – während der Abwesenheit von [Name]

Guten Tag [Frau/Herr Name der Vertretung],

die Abwesenheitsnotiz von [Name] nennt Sie als Vertretung. Rechnung [Nr.] über [Betrag] war am [Datum] fällig. Könnten Sie prüfen, ob sie zur Zahlung vorgesehen ist?

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

TrueDue führt eine solche Abfolge für Sie aus und liest die Antworten.

1. Laden Sie den Export hoch, den Sie ohnehin erstellen. Eine CSV- oder Excel-Datei aus SAP, Microsoft Dynamics, Sage, NetSuite, Xero, QuickBooks Online oder ähnlichen Systemen. TrueDue ordnet die Spalten automatisch zu. Ein Integrationsprojekt ist nicht nötig.
2. Die Erinnerungen gehen aus Ihrem eigenen Postfach und in Ihrem Namen raus, in mehreren Stufen nach Fälligkeit. Ihre Kunden antworten Ihnen, nicht einer No-reply-Adresse. Eine automatische letzte Mahnung gibt es nicht: Die letzte Stufe ist eine interne Aufgabe, über den nächsten Schritt entscheidet ein Mensch in Ihrem Team.
3. TrueDue liest jede Antwort. Es erkennt Zahlungszusagen, Einwände, Rückfragen, „schon bezahlt“, unzustellbare E-Mails und Abwesenheitsnotizen. Eine klare Zahlungszusage pausiert die betroffenen Erinnerungen.
4. Ausnahmen landen bei Ihrem Team. Einwände, unklare Zuordnungen und fehlende Daten kommen mit der Originalnachricht und dem Grund. Über Einwände entscheidet nicht TrueDue, sondern Ihr Team.

Sie bestimmen, wie viel automatisch läuft:

• Prüfmodus: Sie geben jede E-Mail frei.
• Autopilot für Routinefälle.
• Autopilot innerhalb Ihrer eigenen Regeln.

Vor jedem Versand laufen fünfzehn Prüfungen.

Ob eine Zahlungserinnerung rechtlich bereits als Mahnung gilt und Verzug auslöst (§ 286 BGB), hängt von ihrem Inhalt und vom Einzelfall ab; die Software beurteilt das nicht. TrueDue berechnet weder Zinsen noch Pauschalen.

Mehr dazu: Zahlungserinnerungen automatisieren – aus Ihrem eigenen Postfach

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