Die Fälligkeitsstruktur der offenen Posten — so liest sie, wer nachfasst

Jede Zeile ist ein Kunde (in der Einzelpostenansicht eine einzelne Rechnung), jede Spalte ein Bereich von Überfälligkeitstagen. In der Zelle steht der noch offene Betrag, nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag — eine teilweise bezahlte Rechnung erscheint mit ihrem Restbetrag.

Üblich sind die folgenden Altersklassen. Ihre Buchhaltung benennt sie vielleicht anders, das Prinzip ist überall gleich.

• Nicht fällig — noch nichts nachzufassen. Prüfen lohnt sich trotzdem: Ist die Rechnung beim Kunden angekommen?
• 1–30 Tage überfällig — der übliche Verzug: Freigaben, Zahlläufe, eine fehlende Bestellnummer.
• 31–60 Tage — meist steht etwas im Weg: eine Rückfrage, eine Reklamation, ein falscher Ansprechpartner.
• 61–90 Tage — die Rechnung braucht eine verantwortliche Person und einen Plan, keine weitere automatische Erinnerung.
• Über 90 Tage — eine Entscheidung der Geschäftsleitung: Ratenvereinbarung, Liefersperre, förmliche Schritte oder eine Prüfung der Wertberichtigung mit Ihrer Steuerberatung.

Zählen Sie ab dem Fälligkeitsdatum, nicht ab dem Rechnungsdatum. Eine Rechnung mit 60 Tagen Zahlungsziel, die vor 45 Tagen gestellt wurde, ist noch nicht fällig; nach Rechnungsdatum sortiert sähe sie bereits nach einem Problem aus. Manche Auswertungen bieten beides an — prüfen Sie, welche Variante Ihre verwendet, bevor Sie danach handeln.

Gezählt werden Kalendertage in Ihrer Zeitzone bis zum Stichtag des Exports. Das Wichtigste daran: Die Auswertung ist eine Momentaufnahme. Je älter sie ist, desto mehr der „überfälligen“ Rechnungen sind längst bezahlt.

Wenn Sie in mehreren Währungen fakturieren, braucht die Auswertung eine Summe je Währung. Euro- und Dollarbeträge in einer Zahl ergeben einen Wert, den kein Kontoauszug je bestätigt — und sie verdecken, welcher Teil der offenen Posten sich tatsächlich bewegt.

Beginnen Sie nur dann bei den ältesten Posten, wenn dort große Beträge stehen; sonst zuerst mit 1–30 Tagen, wo eine kurze Erinnerung das Ergebnis noch verändert. Wie Sie die passende Zahlungserinnerung schreiben, zeigen unsere Vorlagen. Eine bewährte Routine für Finanzteams:

• Nicht fällig: Sicherstellen, dass die Rechnung die richtige Person erreicht hat und alles enthält, was die Kreditorenbuchhaltung des Kunden braucht (Bestellnummer, Kostenstelle, richtige Gesellschaft).
• 1–30: Eine freundliche Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer, Fälligkeit und offenem Betrag — und dem Angebot, die Rechnung erneut zu senden.
• 31–60: Persönlich nachfassen und fragen, ob etwas die Zahlung blockiert. Hier tauchen Reklamationen und „Wir haben schon bezahlt“ auf — halten Sie sie fest, statt erneut zu erinnern.
• 61–90: Den Kunden einer benannten Person übergeben. Anrufen, einen Zahlungstermin vereinbaren und die Zahlungszusage festhalten, damit die nächste Erinnerung darauf wartet.
• Über 90: Bewusst entscheiden. Was dann passiert, bestimmt Ihre Kreditrichtlinie, nicht das Erinnerungswerkzeug.

• Mit einem Export arbeiten, der mehrere Tage alt ist — inzwischen eingegangene Zahlungen erscheinen weiter als überfällig.
• Reklamierte Rechnungen im normalen Erinnerungslauf lassen: Der Kunde erhält eine Zahlungsaufforderung über einen Betrag, den er bestreitet.
• Nur die Summenansicht lesen. Die Einzelposten zeigen, ob eine große Rechnung oder zwanzig kleine eine Altersklasse füllen — das ist unterschiedliche Arbeit.
• Ein „Wir haben schon bezahlt“ als erledigt behandeln, bevor die Zahlung in Ihrer eigenen Buchhaltung sichtbar ist.